PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Prinsip dari organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen (Henry Fayol, FW Taylor, UL Urwick dan lainnya) telah menulis beberapa statement khusus yang terkait dengan fungsi organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip itu antara lain:

1.      Kesatuan tujuan           : tujuan dari perusahaan mempengaruhi struktur organisasi dan karena itu tujuan perusahaan harus ditentukan dengan jelas dan kuat terlebih dahulu. Hal ini memberikan arahan yang jelas kepada seluruh aspek organisasi dan nantinya akan dibandingan dengan pencapaian dari tujuan tersebut. Perilaku organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Tujuan mungkin akan dibagi dalam tujuan departemen atau tujuan organisasional. Seharusnya ada kesatuan antar tujuan. Tujuan juga seharusnya dibuat jelas untuk seluruh orang sehingga mereka mampu untuk mengerjakan yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.

2.       Divisi kerja dan Spesialisasi   : divisi kerja mengacu pada spesialisasi. Pembagian tugas berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Salah satu manfaat utama dari mengorganisasikan tugas adalah bahwa kelompok orang yang bekerja sama melalui pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal ini berkaitan erat dengan sejauh mana tugas-tugas seharusnya dispesialisasikan. Spesialisasi rendah jika pekerja melakukan beraneka ragam pekerjaan, dan spesialisasi tinggi jika pekerja hanya melakukan satu tugas saja. Setiap departemen dari organisasi seharusnya diberikan sebuah fungsi yang spesifik. Hal ini akan menaikkan tingkkat efisiensi dan kualitas kerja dari perusahaan. Pada saat yang bersamaan, spesialisasi tidak boleh menimbulkan akibat yang kurang baik pada keseluruhan sistem yang terintegrasi. Koordinasi harus dibangun diantara setiap departemen dan aktivitas. Spesialisasi sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dari keseluruhan struktur organisasi.

3.      Delegasi Kewenangan: seharusnya ada pembagian kewenangan yang wajar dalam setiap organisasi, khususnya untuk organisasi dengan skala yang besar. Ide dasar dari delegasi adalah untuk melihat kekuatan pengambilan keputusan ditempatkan dalam porsi yang wajar. Delegasi adalah berguna agar pekerjaan diselesaikan melalui orang lain. Satu manajer yang sukses secara normal tidak melaksanakan pekerjaan oleh dirinya sendiri. Dia mendelegasikan otoritas dan tanggung jawab untuk orang dibawahnya. Dia juga memotivasi bawahannya dan melihat apakah mereka mengambil inisiatif, mengerjakan secara efisien dan mendukung pencapain tujuan organisasi.

4.      Koordinasi: Koordinasi mempengaruhi integrasi pada fungsi dasar manajemen. Prinsip dari koordinasi adalah penting saat ini untuk memfasilitasi pencapaian dari keseluhan tujuan organisasi. Koordinasi tidak akan terjadi secara otomatis. Untuk ini, perlu untuk membangun hubungan yang baik dalam organisasi.

5.      Kesatuan Komando     : kesatuan komando mengindikasikan bahwa setiap bawahan hanya memiliki satu ayasan yang perintahnya harus dikerjakan. Karyawan seharusnya tidak memiliki lebih dari satu atasan untuk melakukan laporan atau fungsi perintah atau pemberian arahan. Laporan kepada lebih dari satu atasan akan memunculkan kebingungan.

6.      Fleksibilitas: struktur organisasi seharusnya fleksibel dan tidak kaku. Struktur harus dapat selalu beradaptasi dengan perubahan situasi dan memungkinkan adanya perubahan atau pergantian tanpa memunculkan gangguan yang serius.

7.     Simple/sederhana: struktur organisasi harus dibuat sederhana untuk pemahaman yang lebih jelas dari karyawan. Struktur juga seharusnya lebih mudah untuk diatur. Komunikasi internal akan lebih mudah jika struktur organisasi lebih sederhana. Struktur organisasi harus sesederhana mungkin.

8.      Rentang Kendali: rentang kendali sebisa mungkin untuk lebih sedikit dan adil. Ini berarti manajer seharusnya tidak dituntut untuk mengawasi bawahan dalam jumlah besar.

9.      Chain of command: prinsip dari chain of command adalah batas kewenangan dari kepala eksekutif kepada atasan level pertama sudah didefinisikan dengan jelas. Batas kewenangan harus didefinisikan dengan wajar untuk menghindari kebingungan.

10.  Prinsip pengecualian    : eksekutif pada level yang level lebih tinggi sibuk dengan hal-hal yang penting dan memiliki batas waktu untuk mempelajari hal-hal administratif rutin. Masalah yang sangat rumit dan luar biasa kompleks harus diselesaikan oleh top management dan masalah rutin harus dihadapi oleh eksekutif yunior pada tingkat yang lebih rendah. Lebih dari itu, waktu dari top management ditabung. Mereka dapat mempergunakan waktu mereka untuk menghadapi masalah yang lebih penting dan kompleks.

11.  Wewenang & Tanggung Jawab:wewenang bertindak sebagai alat kuat yang digunakan manajer untuk mencapai tujuan tertentu. Wewenang dari setiap manajer harus didefinisikan dengan jelas. Karyawan tidak bisa lari dari tanggung jawab hanya dengan mendelegasikan wewenang kepada bawahannya. Sebaliknya, tanggung jawab atasan pada perilaku bawahannya adalah mutlak.

12.  Efisiensi: struktur organisasi seharusnya mampu untuk meningkatkan fungsi secara lebih efisien. Untuk itu, struktur harus sesuai dengan nature, ukuran, aktifvitas, dll dari organisasi.

13.  Keseimbangan yang wajar: keseimbangan yang wajar dibutuhkan dalam aspek yang berbeda dalam organisasi. Ini berarti harus ada keseimbangan yang beralasan dalam ukuran dan dungsi departemen, sentralisasi dan desentralisasi organisasi, rentang kendali, chain of command dan akhirnya antara aset manusia dan material.

14.  Pemisahan fungsi lini dan staf: fungsi lini seharusnya dipisahkan dengan fungsi staff walaupun mereka memiliki karakter yang mirip. Fungsi lini langsung terhubung dengan kegiatan operasi sedangkan fungsi staf adalah pelengkap dari fungsi lini. Fungsi ini harus dikoordinaiskan jika dibutuhkan tetapi secara normal harus dipisahkan.

Sumber : http://pcnucilacap.com/14-prinsip-organisasi